KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL AYDINLATMA METNİ
VERİ SORUMLUSU HAKKINDA
Unvanı : İÇANADOLU DOĞALGAZ ELEKTRİK ÜRETİM VE TİCARET A.Ş.
Adres : Nergiz Sokak No: 9/20 Beştepe, 06560, Yenimahalle, Ankara
İÇANADOLU DOĞALGAZ ELEKTRİK ÜRETİM VE TİCARET A.Ş. (“Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirketimiz ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVK Kanunu”) uygun bir şekilde işlenerek muhafaza edilmesine ve KVK Kanunu’na uygun olarak aktarımına büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerinizin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlar ve sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
- Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları
Kişisel verileriniz; Şirketimiz tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekte, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, sosyal medya mecralarında, etkinliklerimize katılımlarınızda, tüm faaliyetlerimizde ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir.
Bu kapsamda Şirketimizin ürün ve hizmetlerinden yararlandığınız müddetçe kişisel verileriniz güncel şekilde işlenebilmektedir.
Toplanan kişisel verileriniz;
- Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması,
- Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerin sizlerin ihtiyaç ve taleplerine göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi,
- Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan gerçek ve tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (İş ortağı/ müşteri/ tedarikçi (yetkili veya çalışanları) risk yönetimi ve değerlendirme süreçlerini yürütmek, hukuki uyum süreçleri yürütmek, mali işleri takip etmek vb.),
- Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
- Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini,
- İlgili KVK Kanunu ve ikincil mevzuatı gibi Şirketimizin tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
- Resmi ve/veya idari merciler tarafından talep edilmesi halinde bilgilendirme ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
- Şirket faaliyetlerinin ilgili kurumlarca denetimi, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
- Kamu kurum ve kuruluşları ile diğer kuruluşlarla ilişkilerin sürdürülmesi,
- Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim, stratejik planlama ve bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Finansal operasyonların yürütülmesi ve mali konuların takip edilmesi,
- İş ortaklığı, ihale ve satış işlemlerinin yürütülmesi,
- Mal/ hizmet satın alım ve satış süreçlerinin yürütülmesi,
- Şirket ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışan adayları, çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
- Şirket işlerinin yürütüldüğü veya Şirket’e bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari ve iş sağlığı güvenliklerinin temini,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği, görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
- Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
- Şirketimiz ve Şirketimize bağlı tüm merkez ve birimlerde sunulan ürün ve hizmetlerin kullanım şekline ilişkin listeleme, raporlama, doğrulama analiz çalışması yapılması, bu hususta istatistiki ve bilimsel bilgiler üretilmesi, buna bağlı olarak ürün ve hizmetlerimizin geliştirilmesi, ürün ve hizmetlerimize ilişkin memnuniyetin arttırılması ve bu kapsamda kullanıcıya ilişkin özelleştirmelerde bulunulması,
- Tüm çalışanların eğitilmesi ve geliştirilmesi,
- Anlaşmalı olunan özel sigorta şirketleri ve/veya diğer kurumlar tarafından anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet vb. hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Veri güvenliği kapsamında sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
- Kamu düzeninin ve sağlığının korunması,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,
- Fiziksel mekan güvenliğinin temini,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması,
amaçlarıyla ve KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddeleri ile Kişisel Verilerin Korunması Kurul kararları doğrultusunda aşağıda belirtilen şartlarla işlenmektedir:
- Açık rızanın bulunması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçlarıyla sınırlı olarak iş ortaklarımıza, topluluk şirketlerimize ve hissedarlarımıza, yasal zorunluluk gereği yetkili kamu kurumlarına ve faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz yurt içindeki kurumlara ve çözüm ortaklarımıza, hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlara veya avukatlık ortaklıklarına, arabuluculara, özel hukuk gerçek ve tüzel kişilerine KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun şekilde aktarılabilmektedir.
Bununla birlikte kimlik, iletişim, işlem güvenliği, finans, mesleki deneyim kategorisinde işlenen kişisel verileriniz ise iş faaliyetlerimizin yerine getirilmesi amacıyla Şirketimiz tarafından yurt dışında yerleşik hissedar ve/veya iş ortaklarına KVK Kanunu’nun 9. maddesine uygun şekilde açık rızanız kapsamında aktarılabilmektedir.
Ayrıca kişisel verileriniz; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen politika ve prosedürlerimiz çerçevesinde faaliyetlerimizin ve tabii olduğumuz mevzuat ve bağlı ikincil düzenlemelerin gerektirdiği süreyle işlenmekte olup ilişkiniz kalmadığı, makul veya yasal bir gerekliliğin veya uygunluğun olmadığı durumlarda silinmektedir.
- Kişisel Veri Toplamanın Yöntemleri ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda Şirketimizin sunduğu ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin taraf olduğu sözleşmeler ve tabii olduğumuz mevzuat ile bağlı ikincil düzenlemelerden doğan yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacı ile edinilmektedir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu aydınlatma metninin (1) ve (2) numaralı maddeleri uyarınca işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Bu kapsamda kişisel veri olarak aşağıda kategorik olarak yer alan veriler toplanmaktadır;
- Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri kategorisidir.
(Adı, Soyadı, T.C. Kimlik Numarası, Vergi Kimlik Numarası, İmza vb.)
- Fiziksel Mekân Güvenliği: Çalışan ve ziyaretçilerin giriş- çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir.
- İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri kategorisidir.
(Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Tedarikçi Bilgisi (Adı, Unvanı, Vergi Numarası, E-Posta Adresi vs.), İş Adresi, Teslimat Adresi vb.)
- Hukuki İşlem: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir.
(Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi, Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi, Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi vb.)
- İşlem Güvenliği: IP adres bilgileri, internet sitesi giriş- çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir.
(Güvenlik Anahtarları, Şifre, Kullanıcı Adları, E-imza, Oturum Anahtarları Bilgileri, Şifreleme Yöntemi, Çerez Bilgileri (İşlem Güvenliği Bilgisine Yönelik) vb.)
- Risk Yönetimi: Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler vb. veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir.
- Finans: Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri kategorisidir.
(Banka Hesap Numarası, IBAN, Çek-Senet tutarları vb.)
- Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri kategorisidir.
(Kamera Kaydı vb.)
- Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, Şirketimiz ve Şirketimize bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve tabii olduğumuz mevzuat ile bağlı ikincil düzenlemelerde yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.
Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak, işbu aydınlatma metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda şirket uygulamaları ve ticari yaşamın teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte; sürelerin dolmasını takiben silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Buna ilişkin usul ve esaslar; Kişisel Verilerin Saklanması, İmhası ve Anonimleştirilmesi Prosedürü’nde belirtilmiştir.
- Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu aydınlatma metninde düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak; Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde belirlenen tarifedeki ücret Şirketimiz tarafından alınacaktır.
KVK Kanunu’nun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklar, aşağıda belirtilmektedir:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
- İlgili Kişinin Haklarını Kullanması
Kişisel verisi işlenen ilgili kişi olarak; aydınlatma metninde belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tespit edebileceğimiz bilgi-belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak Şirketimize ücretsiz olarak iletebilirsiniz.
Bu kapsamda;
- https://icanadolu.gama.com.tr/kvk-ve-islenmesi-hakkinda-bilgilendirme/ adresinde bulunan kişisel veri başvuru formunu doldurduktan veya usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan sonra bir nüshasını elden veya iadeli taahhütlü posta aracılığı ile yazılı şekilde ileterek veya şahsen başvuru yaparak,
- https://icanadolu.gama.com.tr/kvk-ve-islenmesi-hakkinda-bilgilendirme/ adresinde bulunan kişisel veri başvuru formunu doldurduktan ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki güvenli elektronik imza ile imzaladıktan sonra güvenli elektronik imzalı formu, adresine kayıtlı e-posta ile göndererek, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızca Şirket’e daha önce bildirilen ve Şirket’in sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanarak veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla başvuru yaparak,
Şirket’e başvurabilirsiniz.
Detaylı bilgiye https://icanadolu.gama.com.tr/kvk-ve-islenmesi-hakkinda-bilgilendirme/ adresinde yer alan Kişisel Veri Bilgilendirme Kitapçığı’ndan erişebilirsiniz.
Yukarıda belirtilenler doğrultusunda yaptığınız başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için “Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ” uyarınca başvuruda;
- Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imzanızın,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysanız T.C. kimlik numaranızın; yabancıysanız uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
- Tebligata esas yerleşim yerinizin veya iş yeri adresinizin,
- Varsa, bildirime esas e-posta adresinizin, telefon ve faks numaranızın,
- Talep konunuzun,
belirtilmesi zorunludur. Aksi halde, başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.
Başvuru formu doldurulmadan yapılacak başvurularda yukarıda sayılan hususların eksiksiz olarak Şirket’e iletilmesi gerekmektedir.
Ayrıca, adınıza üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için tarafınızca başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla özel vekâletname düzenlenmiş olması gerekmektedir.